「社労士への依頼を
迷っている方」は
ぜひお読みください
外注する必要性は特に感じないのですが…
自社で行うことには“リスク”があることをご存知ですか？
社会保険手続きや給与計算を自社で行うことに負担を感じながらも、それらを社外に依頼することには躊躇される企業も多いのではないでしょうか。
バックオフィス業務のアウトソーシングが言われるようになって久しいですが、企業の機密情報や従業員の個人情報が詰まった給与計算を社外に出すことに慎重になるのは当然です。
「多くの会社は自社でやっているのではないか」「外注するとコストが割高になるのではないか」等々の疑問からも、なかなか踏み切れないお気持ちは理解できます。
では、ここで一つ質問です。
貴社の給与計算は
誰が行っていますか？
規模の小さな会社の場合、経営者やそのご家族が支給日間際になってあわてて給与計算にとりかかっている…このようなケースは非常に多いのではないでしょうか。
また、専任の事務担当者に任せてはいるけれども、その担当者に給与計算に関する専門知識があるかというと決してそうではないというケースも多いかもしれません。
中小企業の経営者が第一に考えなければならないのが「売上」です。
売上を第一に考えないと、従業員を雇えない、給料日に給料が支払えないといった経営問題に発展します。そのためどうしても「労務が後回し」になりがちです。
労務が後回しになると、給与計算をギリギリの状況下<でやることになり必然的にミスが起きやすくなります。
こうした「労務が後回し」になっている企業は様々なリスクを抱えていることを知っていただきたいと思います。
ここでは労務のなかでも特に「社会保険手続き」と「給与計算」にポイントを絞り、それぞれの業務を
自社で行うリスク社労士にアウトソーシングするメリット
について解説します。
社労士への依頼を迷っている方には、ぜひ一読いただいたうえで社労士への依頼を検討していただけると幸いです。
自社で行うリスクと
アウトソーシングするメリット
自社で行うリスクと
社労士にアウトソーシングするメリット
～社会保険手続き編～
社労士にアウトソーシングするメリット
手続きぐらいネットで調べれば簡単。そう思ってはいませんか？
「社会保険手続き」を自社で行うリスク1
制度に対する根本的理解が不足しているため、
“ミス”や“漏れ”が起きやすい
多くの企業、特に中小企業では、手続き担当者に専門的知識がないことがほとんどです。
社会保険の加入手続きのような頻度が高い手続きであれば経験さえ積めばこなせるようになるかもしれません。しかし、例えば労災給付や傷病手当金、育児休業給付申請のように、小規模な企業ではごくたまにしか発生しないイレギュラーな手続きとなるとそうはいきません。また、頻繁に行われる法改正への対応も、企業の担当者にとっては悩みの種です。
「ネットで調べればいい」と思われるかもしれません。
しかし、インターネットは便利ではあるものの、社労士の目でみると、誤った情報や古い情報が掲載されているサイトも多く見受けられます。それらを見分けながら、正しい情報を入手し、書類を仕上げていくには大変な時間と労力が必要です。
このようなやり方は業務効率という点で非常に悪いうえ、ネットで得ただけの表面的な知識で行うことで必然的にミスも起きやすくなります。例えば社会保険手続きのミスは年金記録にも関わってくるように、ミスの内容によっては「知らなかった」では済まされないものもあります。
「社会保険手続き」を社労士にアウトソーシングするメリット1
専門家である社労士に任せることで
“ミス”や“漏れ”はなくなります
- 社労士は労働・社会保険分野の専門知識を持っています。手続きは社労士に任せることで、ミスのない手続きが安定して可能となります。
- 労災給付や傷病手当金、育児休業給付金申請といったイレギュラーな手続きにも悩まされることがなくなります。
- 法改正についても、社労士は法改正情報を常に追いかけていますので、漏れなく対応することが可能です。
- 「社会保険手続きと給与計算」をセットでアウトソーシングすると、社労士は手続き内容を給与計算に確実に反映させていくことができるため、給与計算の精度も向上します。
「社会保険手続き」を自社で行うリスク2
手続きのちょっとした“ミス”や“漏れ”が
従業員とのトラブルにつながる
手続きのミスが起きるとどのようなことが起こるでしょうか。
例えば、頻度が高い手続きとして、新しく従業員が入社した際の社会保険（健康保険＋厚生年金保険）の加入手続きがあります。うっかりして手続きをとるのが遅れてしまうと、健康保険の加入が遅れ、医療機関の受診に影響し、結果として従業員やそのご家族からクレームが来る可能性があります。
また、社会保険加入時に届け出る「標準報酬月額」も、含むべき手当を算入していなかったりなど、間違いや勘違いが起きやすい項目です。「標準報酬月額」に誤りがあると誤った金額の社会保険料を控除し続けることになり、それが後になって調査などで判明すると、従業員に何十万という保険料を納めてもらわなければならないようなことが起こります。従業員との関係が悪化することは必至です。
「単なる事務手続き」と簡単に考えがちですが、手続きのちょっとした“ミス”や“漏れ”が原因で従業員との信頼関係にヒビが入り、大きなトラブルにつながるリスクがあること。これは決してめずらしいことではありません。このことを経営者はよく理解しておく必要があります。
「社会保険手続き」を社労士にアウトソーシングするメリット2
“ミス”や“漏れ”がなくなることで“
無用な労務トラブル”を未然に防ぎます
- 手続きにミスがなくなることで無用な労務トラブルを回避できます。
- 行政からの調査が入った際も不安なく対応できます。
- 結果として従業員の会社に対する信頼も高まり、企業経営が円滑になります。
「社会保険手続き」を自社で行うリスク3
給与の金額やプライベートな情報が
社内に広まってしまう可能性がある
従業員が入社した際に行う「社会保険の加入手続き」と「雇用保険の加入手続き」。
このどちらの手続きも従業員の「給与額」を記入する欄があります。
また、「社会保険の扶養異動手続き」では、従業員の「家族関係や収入額」などの情報も必要になってきます。
こうしたプライバシーに関わる情報を扱うことを考えると、手続きは誰にでも任せられる業務とはいえません。
経営者に十分な時間がない等の理由で事務担当者に手続きを任せているような場合、事務担当者が職務上知り得た情報をうっかり他の従業員に話してしまうこともありえます。一度知られてしまった情報は取り返しがつかず、後々深刻なトラブルになる可能性もあります。
「従業員の個人情報を取り扱うという性質上、手続きは誰にでも任せられる仕事ではないこと」このことを経営者はよく認識しておく必要があります。
「社会保険手続き」を社労士にアウトソーシングするメリット3
給与や個人情報を
他の従業員に知られるリスクがなくなります
- 社労士事務所のスタッフは、手続きを通じて個人情報を取り扱うことの重みをよく理解しています。
- 手続きの必要が生じたとき、経営者から社労士事務所にその旨を直接お伝えいただけると、給与や個人情報が他の従業員に知られるリスクがなく手続きをとることができます。
上記のようなリスクを防ぐことだけではありません。
さらに以下のようなメリットも期待できます。
「社会保険手続き」を社労士にアウトソーシングするメリット4
コスト削減効果
- 「社労士に頼むとコストが割高になるのではないか」
そのような懸念をお持ちの方も多いかもしれません。しかし、実質的にはアウトソーシングしたほうがコスト削減につながるケースの方が多いです。 -
例えば、自社で月給20万円の事務員を雇うとします。
企業が負担する社会保険料負担等を考慮すると、人件費は約28～30万円ほどになります。
仮にこの事務員の稼働時間の３分の１が「従業員の社会保険手続きや給与計算に関する業務」だとすると、これらの業務に月に約10万円のコストがかかっていることになります。
この【10万円】とを比較した場合、社労士へアウトソーシングした方が費用が抑えられるケースの方が圧倒的に多いです。
以下は、「ブレインパートナーズにご依頼いただいた場合の費用の比較例」です。
ブレインパートナーズに「」をアウトソーシングする場合、下記の費用で「給与計算＋手続き＋労務相談」をご依頼いただけます。
- 上記のような人件費の問題以外に、
・従業員は一旦雇うと簡単には解雇できない
・従業員教育には一定の時間とコストがかかる
・社労士へアウトソーシングすることにより手続きミスによる手続きのやり直しや給付金返還などの手間がなくなる
という点にも目を向けると、トータルではアウトソーシングは経済的な選択となる可能性が高いです。
「社会保険手続き」を社労士にアウトソーシングするメリット5
「属人化」のリスクを防ぎます
- 手続きを特定の担当者に任せていると、担当者の急な退職や病休などがあった場合に業務が滞ってしまうという問題があります。
- 経営者や他の従業員が代わって手続きをしようにも、制度を一から理解するところから始まり、必要書類を確認したり、書類への記入方法を調べたりしていると、大変な時間と労力がかかるだけでなく、結果的に正しい手続きができない可能性もあります。また、個人情報管理の観点から、他の従業員には簡単に任せられない場合もあります。
こうした不測の事態を免れるための最も有効な方法として提案したいのが「社労士へのアウトソーシング」です。
「社会保険手続き」を社労士にアウトソーシングするメリット6
労務管理に煩わされることなく、
「本業に集中できる体制」を実現します
アウトソーシングでバックオフィスの業務効率化を実現
「労務管理」は直接的な売り上げにつながるものではないだけに「できるだけ手間や時間をかけたくない」というのが多くの経営者の本音かと思います。
そのような思いをお持ちの経営者の方にお伝えしたいのが、
「社労士へのアウトソーシング」は「労務管理の手間と時間を削減するために最も現実的かつ有効な方法」だということです。
ここまで見てきた数あるアウトソーシングのメリットを一言に集約すれば、
それは「労務管理に煩わされることなく本業に集中できる」ということに尽きます。
ブレインパートナーズはお客様が本業に専念し、企業としてより成長に結びつく取組みに注力していただきたいという思いから、「社会保険手続き」と「給与計算」業務のアウトソーシングを積極的に提案しています。
ぜひここに挙げたリスクやを勘案のうえ、弊社への委託も含め、社労士へのアウトソーシングをご検討いただければ幸いです。
自社で行うリスクと
社労士にアウトソーシングするメリット
～給与計算編～
社労士にアウトソーシングするメリット
給与計算は給与ソフトに数字を入れるだけ。そう思ってはいませんか？
「給与計算」を自社で行うリスク1
専門知識が不足しているため、
“計算ミス”が起きやすい
給与計算で最も大切なことは「間違えないこと」ではないでしょうか。
しかし実際には、誤った給与計算を行っている会社は非常に多いです。弊社ではこれまで80社以上の給与計算に関わってきましたが、感覚的には７～８割の会社に程度の差はあれ計算ミスが見受けられました。
そのなかで特に「間違い」や「勘違い」が起きやすい項目として「残業時間」と「社会保険料控除」が挙げられます。
- 「残業時間の把握」自体に間違いがある
例えば夜勤シフト者で夕方１７時からの勤務の場合、どの時間からを残業としてカウントするのか、その日に遅刻がある場合はどうなるか、その日まで1週間連続勤務だとしたらどうか、深夜割増はどうなるのか…など、「残業時間」の把握は決して単純なものではありません。複雑で労働法令に関する専門知識が求められるものです。 - 残業代の「計算単価」が正しくない（含むべき手当と除外すべき手当を勘違いしている等）
- 固定残業代を導入している場合、実際の残業代の金額が固定残業代の金額を上回ったときは「差額の支給」が必要となるにもかかわらず、支給を行っていない。
- 固定残業代が適法なものとして認められるためには、「就業規則への規定」など様々な導入・運用上の制約があるが、それらがなされていない。
給与から控除する「健康・介護・厚生年金保険料」「雇用保険料」についても、制度の理解が正しくできていなかったり、給与ソフトの設定が正しくできていないことにより、誤った計算をしているケースは非常に多いです。
- ソフトの設定不備
料率改正に対応していないため、古い料率のまま保険料を計算している - 制度の理解不足
月末退職でない場合は退職月の社会保険料は原則として控除しなくてよいが控除してしまっている - 制度の理解不足
介護保険料の控除開始・終了のタイミング（40歳、65歳）、健康・厚生年金保険料の控除終了のタイミングに対応できていない - 制度の理解不足
昇給や降給により固定的賃金が変動した場合、要件に該当すると「月額変更届」により標準報酬月額を変更しなければならないが、その手続きを行っていないため、本来控除すべき社会保険料よりも多い額もしくは少ない額を控除している - 制度の理解不足
雇用保険料は毎月の給与額に連動、健康・介護・厚生年金保険料は等級や料率に変動がない限り金額は一定ということが理解できていないために、雇用保険料を毎月同じ金額で計算したり、健康・介護・厚生年金保険料を毎月変動させたりしている
たとえ給与計算ソフトを使っていたとしても、そもそもの制度理解ができていなければソフトの設定が正しくできず、上記のような「間違い」が起きてしまうことになります。
「給与計算」を社労士にアウトソーシングするメリット1
専門家である社労士に任せることで
“計算ミス”の心配がなくなります
- 給与計算には、労働・社会保険に関する専門知識が必須です。社労士に任せることで、残業代や社会保険料など間違いやすい項目はもちろん、あらゆる点でミスのない、法令遵守の給与計算が可能となります。
- 「社会保険手続きと給与計算」をセットでアウトソーシングすると、社労士は手続きの内容を給与計算に確実に反映させていくことができるため、給与計算の精度が向上します。
「給与計算」を自社で行うリスク2
給与計算の“ミス”により
従業員との関係は悪化する
こうした「残業代」や「社会保険料」の計算ミスが長年にわたって積み重なるとどうなるでしょうか。
働基準監督署や年金事務所の調査の際に間違いが分かり、多額の残業代を遡って支給することになったり、何百万という社会保険料を納付しなければならなくなり会社の経営にダメージを与える…といったことは決してまれではありません。
インターネットで何でも調べられる今の時代、従業員自身が計算ミスに気付き、会社に訴えてくるケースが増えてきています。昨今話題となっている「未払い残業代問題」がまさにそうでしょう。
「給与計算」を社労士にアウトソーシングするメリット1
給与計算の“ミス”がなくなることで
“無用な労務トラブル”を防ぎます
- 給与計算にミスがなくなることで無用な労務トラブルを回避できます。
- 行政からの調査が入った際も不安なく対応できます。
- 結果として従業員の会社に対する信頼も高まり、企業経営が円滑になります。
「給与計算」を自社で行うリスク3
従業員に給与の額が知られてしまう
「給与だけは従業員の誰にも知られたくない」そう考える経営者が大半ではないでしょうか。
給与は、経営者の従業員に対する評価の結果でもあります。その意味で給与計算は単なる事務作業ではなく「人を選ぶ仕事」であるとの認識が必要です。
このことを多くの経営者は認識しつつも、実際には様々な事情からやむを得ず給与計算を事務担当者に任せているという会社が多いです。しかし、こうした事務担当者に給与計算のスキルがあり、なおかつ職務上知り得た給与情報を決して口外しない、この２つを兼ね備えている従業員というのはなかなかいないのではないかと思います。自社で給与計算を行う場合は、経営者は「誰に任せるか」という点にもっと慎重になる必要があります。
「給与計算」を社労士にアウトソーシングするメリット3
給与の金額を
他の従業員に知られるリスクがなくなります
- 社労士事務所スタッフは、給与に関する情報は細心の注意を払って取り扱わなければいけないことをよく理解しています。
- ブレインパートナーズでは、給与計算を行ううえで、「経営者のみと情報共有する内容」「事務担当者にも情報共有してよい内容」など経営者のご指示に沿って対応しています。
上記のようなリスクを防ぐことだけではありません。
さらに以下のようなメリットも期待できます。
「給与計算」を社労士にアウトソーシングするメリット4
コスト削減効果
- 「社労士に頼むとコストが割高になるのではないか」
そのような懸念をお持ちの方も多いかもしれません。しかし、実質的にはアウトソーシングしたほうがコスト削減につながるケースの方が多いです。 -
例えば、自社で月給20万円の事務員を雇うとします。
企業が負担する社会保険料負担等を考慮すると、人件費は約28～30万円ほどになります。
仮にこの事務員の稼働時間の３分の１が「従業員の社会保険手続きや給与計算に関する業務」だとすると、これらの業務に月に約10万円のコストがかかっていることになります。
この【10万円】とを比較した場合、社労士へアウトソーシングした方が費用が抑えられるケースの方が圧倒的に多いです。
以下は、「ブレインパートナーズにご依頼いただいた場合の費用の比較例」です。
ブレインパートナーズにをアウトソーシングする場合、下記の費用で「給与計算＋手続き＋労務相談」をご依頼いただけます。
- 上記のような人件費の問題以外に、
・従業員は一旦雇うと簡単には解雇できない
・従業員教育には一定の時間とコストがかかる
・社労士へアウトソーシングすることにより手続きミスによる手続きのやり直しや給付金返還などの手間がなくなる
という点にも目を向けると、トータルではアウトソーシングは経済的な選択となる可能性が高いです。
「給与計算」を社労士にアウトソーシングするメリット5
「属人化」のリスクを防ぎます
- 給与計算を特定の担当者に任せていると、担当者の急な退職や病休などがあった場合に業務が滞ってしまうという問題があります。しかし、企業の数ある業務のなかでも給与計算は「特に遅れが許されない業務」です
- 経営者や他の従業員が代わってやろうにも、給与計算には一定の基礎知識が必要であることに加え、「担当者にしか分からない」事柄が思いのほか多く、到底一夜漬けで対処できるような業務ではありません。結果的に間違った給与計算をしてしまう可能性もあり、また、給与情報管理の観点から、他の従業員には簡単に任せられない場合もあります。
こうした不測の事態を免れるための最も有効な方法として提案したいのが「社労士へのアウトソーシング」です。 - 企業のなかには、特定の担当者が長年給与計算を行っているうちにローカルルールとでもいうべき、独自のやり方で計算を行っているケースが見受けられます。しかし、法令遵守や従業員間の公平の観点から、このようなルールはできるだけなくしていくことが望ましいです。ブレインパートナーズでは、お客様と相談のうえこうしたローカルルールを改め、合理的な計算に切り替えていくことを随時提案しています。
「給与計算」を社労士にアウトソーシングするメリット6
労務管理に煩わされることなく、
「本業に集中できる体制」を実現します
アウトソーシングでバックオフィスの業務効率化を実現
「労務管理」は直接的な売り上げにつながるものではないだけに「できるだけ手間や時間をかけたくない」というのが多くの経営者の本音かと思います。
そのような思いをお持ちの経営者の方にお伝えしたいのが、
「社労士へのアウトソーシング」は「労務管理の手間と時間を削減するために最も現実的かつ有効な方法」だということです。
ここまで見てきた数あるアウトソーシングのメリットを一言に集約すれば、
それは「労務管理に煩わされることなく本業に集中できる」ということに尽きます。
ブレインパートナーズはお客様が本業に専念し、企業としてより成長に結びつく取組みに注力していただきたいという思いから、「給与計算」と「社会保険手続き」業務のアウトソーシングを積極的に提案しています。
ぜひここに挙げたリスクやを勘案のうえ、弊社への委託も含め、社労士へのアウトソーシングをご検討いただければ幸いです。